町では、住民票と戸籍の第三者交付と不正取得があった場合、そのことを早期に知らせて被害を最小限にとどめることや、不正請求を抑制することを目指した「本人通知制度」を行っています。

本人通知制度とは

 住民票と戸籍を代理人など第三者に交付した際に、そのことを文書で通知する制度です。第三者への交付を本人に通知することで、不正な請求を抑制することができます。また、不正に住民票などを取られてしまった時も早期発見が可能になります。

 この制度を利用するには、本人からの事前登録が必要です。 

第三者とは

 第三者とは、本人からの委任状を持った代理人、弁護士など職務上請求が認められている人、義務履行・権利行使などの理由があり、その身分を証明して申請をする人のことです。資格のない人に勝手に住民票などを交付することはありません。

事前登録者への通知までの流れ

1. 登録申し込み

 通知を希望する人は、役場住民課にて登録申し込みをします。

2. 登録名簿へ登録

 申し込みにより、登録名簿に登載します。

3. 第三者からの交付請求

 請求書の内容を審査して、不備がなければ交付します。

(注)第三者からの交付請求とは、本人の代理人または本人以外の人が住民票や戸籍等を請求することをいいます。

4. 登録者への通知

 登録申し込みをした人に、交付した事実をお知らせします。

5. 開示請求

 さらに詳しい内容を知りたい場合は、本人確認ができる書類をご持参のうえ、役場住民課にお越しください。

   

 登録ができる人

 ・町内に住民登録がある人(過去にあった人も含む。)
 ・町内に本籍がある人(過去にあった人も含む。)
 (注)現在、日本国内に居住している人に限ります。

 登録手続きに必要なもの

本人の場合

本人通知事前登録申込書 [96KB pdfファイル] 

 (注)事前登録申込書は役場住民課戸籍住民係窓口でも取得できます。 

○本人確認書類 (注)詳細はこちらへ

 

代理人(登録する人から委任を受けた人)の場合

本人通知事前登録申込書 [96KB pdfファイル] 

本人通知事前登録委任状 [60KB pdfファイル] 

○委任者の本人確認書類(コピー可) (注)詳細はこちらへ

○代理人の本人確認書類 (注)詳細はこちらへ

 

法定代理人(未成年の保護者や成年後見人)の場合

本人通知事前登録申込書 [96KB pdfファイル] 

○法定代理人であることがわかる書類

 ・戸籍謄本、抄本

 (新宮町に本籍がある人で、当該事実が確認できる場合は省略することができます。)

 ・登記事項証明書(成年後見人の場合)

○法定代理人の本人確認書類 (注)詳細はこちらへ

  本人確認書類とは

・運転免許証、パスポート、個人番号カード(マイナンバーカード)、住民基本台帳カードなど官公庁が発行した顔写真入りのもの。

・顔写真入りの本人確認書類をお持ちでない場合は、事前におたずねください。

登録方法

役場住民課窓口で受付

(注)町外に住んでいる、疾病などやむを得ない理由で窓口に来ることができない場合は、郵送での手続きも受け付けます。

 通知の対象とならない請求

事前登録があってもすべての請求に対して通知をするというわけではありません。以下の場合は通知の対象外となります。

 1.本人または同じ住民票に記載されている人からの住民票の写しの請求

 2.本人または同じ戸籍に記載されている人、直系の親族からの戸籍関係証明書の請求

  (直系の親族とは、本人からみて父母、祖父母、子、孫などで、養子縁組をした養親、養子も含む。)

 3.国または地方公共団体からの請求

 4.弁護士・司法書士などの特定事務受任者が、裁判・訴訟手続きや紛争処理手続きについての代理事務に使用するための請求

 5.その他、町長が特別な事情があると判断した請求

 お知らせする内容

 1.証明書を交付した年月日

 2.交付した証明書の種類及び数量

(注)希望する人は新宮町個人情報保護条例に基づき開示請求を行うことで、更に詳しい内容を得ることができますが、開示できる情報には限りがあります。

 登録期間

登録日から3年を経過した日の属する月の最終日まで

(注1)法定代理人が申請した未成年者の登録の場合で、上記の期間を満了する前に成人に達するときは、20歳の誕生日まで
(注2)再登録の手続きは、期間満了日の2ヶ月前から可能です。

登録内容の変更・廃止の届出

事前登録申込書の内容に変更があった場合や、登録を中止したい場合は手続きが必要です。

本人通知事前登録(変更・中止)届出書 [88KB pdfファイル]  

第三者の不正取得を確認した場合にお知らせ

 登録の有無に関わらず以下の場合は、住民票や戸籍等を不正取得された人全員に、不正請求があったことを文書で通知します。

第三者が取得した住民票や戸籍が

 1.不正に使用されたことが明らかになったとき

 2.その請求理由が偽りであったことが明らかになったとき

(注)町が不正取得の事実を確認し警察に告発したとき、または不正取得をした者に対する刑罰が確定したときに通知を行います。

 

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